在瞬息萬變的現(xiàn)代社會中，我們每天都面臨著無數(shù)的選擇和任務(wù)。為什么有些人能夠在繁忙的工作中游刃有余，而有些人卻疲于奔命卻收效甚微？
史蒂芬·科維在*的《高效能人士的七個習(xí)慣》中的第三個習(xí)慣“要事第一”給了我們答案。
但是，如何才能夠做到并做好“要事第一”？換句話說，如果知道這么做，也不會疲于奔命了。
這是一個困惑了很多人的問題。姚俊杰老師的版權(quán)課程《高效能人士的七個習(xí)慣》©（姚俊杰國作登字-2023-A-00203799）視頻課程中，用方法論和行為學(xué)習(xí)法為我們揭示了這個問題的答案。這一習(xí)慣教會我們?nèi)绾卧谟邢薜臅r間和精力下，做出最明智的選擇，將焦點放在真正重要的事情上，從而實現(xiàn)高效能的人生和工作方式。
下面我們就“如何做到要事第一”展開論述。
1，效能與效率的本質(zhì)區(qū)別
在探討"要事第一"之前，我們首先需要厘清兩個常被混淆的概念：效能與效率。
效率關(guān)注的是"把事情做好"，即用最少的時間、精力和資源完成既定的任務(wù)。它回答的是"如何做"的問題。而效能關(guān)注的是"做正確的事"，即選擇那些真正有價值、有意義的目標(biāo)去達(dá)成。它回答的是"做什么"的問題。
打個比方，效率是在已有軌道上跑得更快，而效能則是確保我們跑在正確的軌道上。一個人可以很高效地完成一項無關(guān)緊要的任務(wù)，但這并不能帶來真正的成果。相反，如果一個人能夠精準(zhǔn)識別并專注于關(guān)鍵事項，即使效率不是最高，也能創(chuàng)造巨大的價值。
在習(xí)慣三的培訓(xùn)中，有這樣一個經(jīng)典的啟發(fā)實驗："先放石頭還是沙子？"想象一下，你面前有一個透明的罐子，一些小石頭、一些沙子和一些水。如果先放入沙子，然后再放石頭，你會發(fā)現(xiàn)石頭可能因為空間不足而無法全部裝進(jìn)去。但是，如果你先把大石頭放進(jìn)去，再用沙子填充空隙，最后倒入水，你會發(fā)現(xiàn)所有東西都能被容納。
這個驗揭示了一個深刻的道理：如果我們不先處理重要的事情（大石頭），就會被瑣碎的事務(wù)（沙子）填滿時間和精力，最終那些真正重要的事情反而無處安放。
2，你做事的順序是什么？
在反思個人習(xí)慣之前，不妨先問自己幾個問題：
Ø 每天早晨你打開郵箱和微信后，會立刻回復(fù)所有消息嗎？
Ø 你是否常被各種緊急事項牽著鼻子走，卻遲遲未能推進(jìn)重要項目？
Ø 你有多久沒有靜下心來專注于一個能夠帶來長期價值的目標(biāo)了？
大多數(shù)人的日常狀態(tài)是：被郵件、會議、社交媒體和各種瑣事包圍，從早忙到晚，卻難以說出今天究竟完成了什么有建設(shè)性的事情。這種狀態(tài)可以用一個詞來形容"瞎忙"。
要改變這種狀況，我們需要建立全新的思維模式：從被動反應(yīng)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃舆x擇，從關(guān)注緊急事務(wù)轉(zhuǎn)向關(guān)注重要事務(wù)。這就是"要事第一"的核心所在。
二、為什么要選這件事？5WHY要事檢討法則
1， 深度追問的力量
當(dāng)我們面對紛繁復(fù)雜的任務(wù)時，如何判斷哪件事才是真正重要的？“5WHY要事檢討法”則提供了一套系統(tǒng)的方法，幫助我們透過表象，觸及事務(wù)的本質(zhì)價值。
這個法則其實很簡單：對任何一件計劃要做的事，連續(xù)問自己五個"為什么"。通過層層深入的自我提問，我們能夠剝開任務(wù)的表面，看清它的核心意義和真正價值。
2，重要性確定的六個步驟
在進(jìn)行5WHY分析之前，我們首先需要學(xué)會如何確定一件事情的重要性。以下是六個關(guān)鍵步驟：
第一步：明確目標(biāo)關(guān)聯(lián)這件事與我的長期目標(biāo)、職業(yè)發(fā)展或核心價值觀有何關(guān)聯(lián)？
第二步：評估影響范圍完成這件事會帶來多大的影響？影響的持續(xù)時間有多長？
第三步：分析機(jī)會成本如果我投入時間精力做這件事，我需要放棄什么？反之，如果我不做，損失是什么？
第四步：識別不可替代性這件事是否必須由我來做？其他人能否替代？
第五步：評估緊迫程度這件事是否有明確的截止日期？拖延的后果是什么？
第六步：綜合價值判斷綜合以上分析，這件事在整個待辦清單中的優(yōu)先級如何？
3，5WHY要事檢討實戰(zhàn)
讓我們通過一個具體的例子說明5WHY法則的應(yīng)用：
情境：假設(shè)你計劃本周完成一份市場調(diào)研報告。
第一個WHY：為什么要做這份調(diào)研報告？
Ø 因為這是公司戰(zhàn)略規(guī)劃的重要依據(jù)。
第二個WHY：為什么戰(zhàn)略規(guī)劃需要這份報告？
Ø 因為管理層需要了解市場趨勢，才能做出正確的投資決策。
第三個WHY：為什么管理層需要了解市場趨勢來做投資決策？
Ø 因為錯誤的投資決策會給公司帶來巨大的財務(wù)損失。
第四個WHY：為什么這份報告能幫助避免投資失誤？
Ø 因為它能提供數(shù)據(jù)支撐和風(fēng)險預(yù)警，讓決策更科學(xué)。
第五個WHY：為什么我能夠完成這份重要的報告？
Ø 因為我具備獨特的調(diào)研能力和行業(yè)洞察，能夠整合多方信息，給出有價值的建議。
通過這五個層次的分析，我們不僅確認(rèn)了這份報告的重要性，還明確了自己在這一任務(wù)中的獨特價值。當(dāng)遇到時間沖突或其他干擾時，這個深層的理解會幫助我們做出正確的選擇。
4， 個人要事5WHY自檢
在日常工作中，我們每個人都應(yīng)該定期進(jìn)行要事自檢。選擇你當(dāng)前正在處理或計劃處理的三項主要任務(wù)，依次進(jìn)行5WHY分析。在這個過程中，你可能會發(fā)現(xiàn)：
Ø 有些看似重要的任務(wù)，其實與核心目標(biāo)關(guān)聯(lián)不大；
Ø 有些被拖延已久的事情，實際上具有深遠(yuǎn)的戰(zhàn)略意義；
Ø 你正在把大量時間投入到價值和影響都有限的事務(wù)上。
這種自檢不是為了增加負(fù)擔(dān)，而是為了確保我們的努力方向正確，讓每一分投入都能產(chǎn)生*的回報。
三、抓住關(guān)鍵的杠桿點20/80法則的智慧
1，帕累托法則的啟示
19世紀(jì)末，意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家維爾弗雷多·帕累托在研究財富分配時發(fā)現(xiàn)了一個驚人的現(xiàn)象：大約20%的人擁有80%的財富。這一現(xiàn)象后來被稱為"帕累托原則"或"20/80法則"。
經(jīng)過一百多年的驗證，人們發(fā)現(xiàn)這個法則廣泛適用于各個領(lǐng)域：
Ø 20%的客戶帶來80%的銷售額
Ø 20%的產(chǎn)品貢獻(xiàn)80%的利潤
Ø 20%的努力產(chǎn)生80%的成果
Ø 20%的時間投資創(chuàng)造80%的價值
這一法則給我們的啟示是：不是所有的事情都同等重要，如果我們能識別并聚焦那關(guān)鍵的20%，就能獲得事半功倍的效果。
2，將20/80法則應(yīng)用于要事管理
在實際工作中，如何運用20/80法則識別要事？
客戶管理方面：分析你的客戶清單，識別出哪些客戶是真正的價值貢獻(xiàn)者。對于這20%的核心客戶，投入更多的時間和精力進(jìn)行維護(hù)，建立深度合作關(guān)系。對于那些貢獻(xiàn)有限卻耗費大量時間的客戶，考慮適當(dāng)減少投入或調(diào)整合作方式。
工作任務(wù)方面：回顧一下你的待辦清單。哪些是真正能夠推動項目前進(jìn)、產(chǎn)生實質(zhì)性成果的關(guān)鍵任務(wù)？哪些是雖然耗時但對結(jié)果影響不大的常規(guī)事務(wù)？學(xué)會優(yōu)先處理那些能夠*化成果的核心工作。
個人發(fā)展方面：思考哪些技能、知識或能力的提升，能夠?qū)δ愕娜松a(chǎn)生*的正面影響？是深入學(xué)習(xí)專業(yè)領(lǐng)域的核心技能，還是拓展跨領(lǐng)域的綜合能力？答案是因人而異，但一旦識別出那關(guān)鍵的20%，就應(yīng)該堅定不移地投入時間和精力。
3，警惕"忙碌陷阱"
許多職場人陷入了一個誤區(qū)：把忙碌等同于高效，把完成的每一項任務(wù)都視為成就。殊不知，大量的事務(wù)性工作可能只屬于那"80%的低價值產(chǎn)出"。
要擺脫"忙碌陷阱"，我們需要定期進(jìn)行價值審視：
Ø 這項任務(wù)完成后，會產(chǎn)生什么實質(zhì)性的影響？
Ø 三個月、六個月后，這件事的結(jié)果還重要嗎？
Ø 是否有更簡單的替代方案能達(dá)到類似的效果？
通過這種審視，我們可以逐步減少對低價值事務(wù)的投入，將精力集中于能夠產(chǎn)生重大影響的關(guān)鍵領(lǐng)域。
四、時間管理的藝術(shù)在有限中創(chuàng)造無限
1，時間管理矩陣
時間是我們最寶貴的資源，每個人都只有24小時。如何將有限的時間投資在最重要的事情上？時間管理矩陣提供了清晰的框架。
時間管理的經(jīng)典理論“科維優(yōu)先管理矩陣”將任務(wù)按照"重要性"和"緊迫性"兩個維度劃分為四個象限：
第一象限：重要且緊急（危機(jī)象限）
Ø 特點：必須立即處理，否則會產(chǎn)生嚴(yán)重后果
Ø 例子：突發(fā)危機(jī)、即將到期的緊急任務(wù)、緊迫的問題
Ø 策略：高效處理，但不應(yīng)長期停留于此
第二象限：重要但不緊急（要事象限）
Ø 特點：對長期發(fā)展至關(guān)重要，但不需要立即完成
Ø 例子：戰(zhàn)略規(guī)劃、能力提升、關(guān)系建設(shè)、預(yù)防性措施
Ø 策略："要事第一"的核心主動投入大量時間
第三象限：不重要但緊急（干擾象限）
Ø 特點：看似需要立即處理，但對核心目標(biāo)影響不大
Ø 例子：某些電話、郵件、會議、他人的緊急請求
Ø 策略：學(xué)會拒絕、委派或快速處理，避免占用主要精力
第四象限：不重要且不緊急（浪費象限）
Ø 特點：既不重要也不緊急，純粹是消磨時間
Ø 例子：無意義的社交媒體瀏覽、冗長的閑聊、過度娛樂
轉(zhuǎn)載：http://www.oysg8.com/zixun_detail/1055621.html
